Ochrona przed spamem - nie otwieraj

nr 1(43)/2014
ISSN 2082-5005
Biuletyn Informacyjny Biblioteki Głównej UEK
nr 1(43)/2014
Tradycja wydawania biuletynów informacyjnych w naszej Bibliotece sięga lat siedemdziesiątych XX wieku. Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Biblioteki Głównej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie jest kontynuacją Biuletynu Informacyjnego Biblioteki Głównej Akademii Ekonomicznej w Krakowie, a jeszcze wcześniej "Biuletynu Informacyjnego" drukowanego w latach 1993-1997. Ukazuje się dwa razy w roku. Publikujemy w nim artykuły informacyjne, komunikaty o nabytkach Biblioteki (stałe rubryki nowości), sprawozdania z konferencji, z prac Rady Bibliotecznej oraz ciekawostki.

Retrokonwersja wydawnictw ciągłych w Bibliotece Głównej Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie

Opracowanie tradycyjnych katalogów kartkowych w Internecie daje zbiorom drugie życie, pozwala zaistnieć w świecie wirtualnym i dotrzeć do znacznie szerszego kręgu osób poszukujących źródeł informacji. Biblioteka Główna UEK skrywa wiele cennych czasopism, prawdziwe perełki, które stopniowo odkrywamy i dzielimy się informacją o nich wprowadzając ich opisy i zasoby do katalogu komputerowego.

Strategia działania w opracowaniu czasopism retro

Od 1994 roku wszystkie wpływające do Biblioteki wydawnictwa ciągłe podlegały opracowaniu komputerowemu, dodatkowo od stycznia 1995 r. zaprzestano uzupełniania informacji o nowych nabytkach na tradycyjnych kartach katalogowych. Pierwsze prace nad retrokonwersją katalogu kartkowego czasopism do katalogu komputerowego rozpoczęły się w maju 2006 roku. Na początku ustalono zasady opracowania retro i plan działania. Sposób postępowania był następujący:

  • dla rekordów znajdujących się w bazie lokalnej należało uzupełnić stan zasobu sprzed 1993 r.,
  • rekordy bibliograficzne nieistniejące w lokalnym OPAC-u wymagały skopiowania z katalogu centralnego NUKAT do katalogu lokalnego wraz z uzupełnieniem bazy o potrzebne rekordy KHW i rekordy haseł przedmiotowych, opracowania słów kluczowych i utworzenia rekordu zasobu,
  • rekordy bibliograficzne nieistniejące w katalogu centralnym NUKAT wymagały utworzenia wraz z opracowaniem niezbędnych haseł KHW i charakterystyki przedmiotowej, a następnie skopiowania do katalogu lokalnego wraz z uzupełnieniem bazy o potrzebne rekordy KHW i rekordy haseł przedmiotowych, opracowania słów kluczowych i utworzenia rekordu zasobu.

Zgodnie z przyjętymi założeniami, wszystkie zasoby są sprawdzane z autopsji, a karty katalogowe dla tytułów i zasobów w całości opracowanych usuwane z katalogu kartkowego. W przypadku stwierdzenia braków w zasobach (pojedynczych numerów lub całych roczników) przeglądane są zapisy w księgach sygnaturowych, inwentarzowych, na kartach katalogowych oraz rewersy. Dopiero tak sprawdzone braki, nigdzie nie odnalezione uznaje się za braki względne i informację o brakujących numerach/rocznikach nanosi w rekordzie zasobu w podpolu „z”, widocznym dla użytkownika. Dodatkowo w podpolu „x” odnotowywana jest data stwierdzenia braku. Wykazy braków w zasobach są podstawą do przeprowadzania corocznego skontrum czasopism przez pracowników Komórki ds. Kontroli i Selekcji Księgozbioru, a w przypadku nieodnalezionych zasobów do uznania je za braki bezwzględne. Na podstawie protokołu ubytków dokonuje się modyfikacji w katalogu komputerowym i nanosi właściwe informacje o stanie zasobu.

Proces katalogowania retro został podzielony na trzy etapy - zob. tabela 1. Etap pierwszy obejmował opracowanie księgozbioru Czytelń. Były to m.in. archiwalne roczniki najpoczytniejszych gazet, czasopism, zeszytów naukowych i wydawnictw statystycznych.

Tabela 1. Etapy retrokonwersji wydawnictw ciągłych w BG UEK
ETAP OKRES ZAKRES ZBIORÓW
I. maj 2006 - grudzień 2008
  • wydawnictwa ciągłe Czytelń
II. styczeń 2009 - sierpień 2010
  • czasopisma istniejące w katalogu komputerowym z lokalizacją „Magazyn”, mające odsyłacz: „zasób do roku 1993 – zobacz Kartkowy Katalog Czasopism”,
  • wydawnictwa Uczelni
III. wrzesień 2010 -
  • pozostałe czasopisma nieistniejące w katalogu komputerowym,
  • dublety czasopism

Źródło: opracowanie własne

W następnej kolejności wytypowano do opracowania retro tytuły istniejące w katalogu komputerowym z lokalizacją „Magazyn”, mające odsyłacz: „zasób do roku 1993 – zobacz Kartkowy Katalog Czasopism”. Równocześnie prowadzono katalogowanie wydawnictw uczelnianych. Etap trzeci zakładał katalogowanie pozostałych tytułów, począwszy od pierwszych sygnatur nabytków Biblioteki. Wśród tej grupy wydawnictw znajdują się zbiory zabytkowe, wydane przed 1945 r. Obecnie trwają prace nad opracowaniem cennej kolekcji Urzędu Statystycznego Miejskiej Rady Narodowej w Krakowie, którą Biblioteka przejęła w 1963 r. (zbiory te dla rozróżnienia od pozostałych wpływów otrzymują przy sygnaturze skrót „MRN”), a także melioracją posiadanych dubletów niektórych czasopism.

Stan opracowania zbiorów

W ramach katalogowania retro od maja 2006 do maja 2014 uzupełniono zasoby do 2 223 tytułów czasopism, baza powiększyła się o 1 217 rekordów bibliograficznych, w tym 238 własnego autorstwa. W sumie dokonano 25 836 przyłączeń zasobu. Wykres 1 przedstawia zestawienie ilościowe i procentowe wszystkich tytułów opracowanych w analizowanym okresie.

Wśród dokumentów rekatalogowanych najliczniejszą grupę stanowią rekordy kopiowane z katalogu centralnego NUKAT (54%). Fakt ten nie powinien dziwić, gdyż w wielu bibliotekach współtworzących NUKAT trwają prace nad retrokatalogowaniem zbiorów, dzięki czemu systematycznie przybywa nowych rekordów bibliograficznych. Aż 34 % tytułów istniało w bazie lokalnej, natomiast 11% wydawnictw wymagało opracowania. Wykres 2 obrazuje proporcje pomiędzy rekordami istniejącymi w katalogu lokalnym, skopiowanymi oraz własnego autorstwa w poszczególnych latach. Analiza pozwala zauważyć, że w latach 2006-2009 przeważały prace nad uzupełnianiem stanu zasobów do rekordów istniejących. Wiele tytułów wymagało skopiowania rekordów z katalogu NUKAT a tylko nieliczne utworzenia nowych. Najczęściej rekordy opracowywano dla wydawnictw uczelnianych, także dla tytułów „poprzednich” lub „związanych”. W latach 2010-2011 proporcje pomiędzy rekordami istniejącymi i kopiowanymi odwróciły się a ilość rekordów opracowanych pozostała na podobnym poziomie. Od 2012 r. zdecydowanie przeważają rekordy kopiowane. Tylko nieliczną grupę stanowią rekordy istniejące. Opracowania wymagają przede wszystkim dokumenty zagraniczne i polskie tytuły z lat 1918-1939. Publikacje te to niejednokrotnie unikatowe tytuły czasopism nie wykazane przez inne biblioteki. Tempo wzrostu poszczególnych grup rekordów w analizowanym okresie przedstawia wykres 3.

Podsumowanie

Katalogowanie retro jest to proces żmudny i pracochłonny, przewidziany na wiele lat. Opisy bibliograficzne sporządzane są w oparciu o cały posiadany zasób. Wielokrotnie jest to praca uciążliwa ze względu długie ciągi tytułów, mnogość dodatków i częste zmiany bibliograficzne. Z kolei opracowanie szczątkowych zasobów wymaga żmudnych poszukiwań bibliograficznych. Część rekordów kopiowanych podlega nie tylko drobnym, ale często też głębokim modyfikacjom, zarówno formalnym jak i merytorycznym. Melioracje dotyczą rekordów bibliograficznych, charakterystyki przedmiotowej i haseł wzorcowych. Problemy może nastręczać także opracowanie zasobu. W wielu przypadkach w oprawnych czasopismach karty tytułowe są wycięte, co uniemożliwia ustalenie numeracji oraz kompletności zasobu. Trudności stwarza również zły stan zachowania zbiorów (wydawnictwa zakurzone, zniszczone, uszkodzone karty, brakujące strony). Sprawdzanie zasobów w Magazynie jest pracą uciążliwą i wymagającą wysiłku fizycznego.

Na zakończenie warto podkreślić, że systematycznie prowadzona retrokonwersja wydawnictw ciągłych ma w konsekwencji doprowadzić do całkowitej likwidacji katalogu kartkowego. Dla użytkownika oznacza to dostęp do coraz większej ilości informacji o archiwalnych czasopismach. Dla bibliotekarzy dodatkową korzyścią jest możliwość uporządkowania katalogu kartkowego oraz zbadania stanu zachowania zbiorów. Bezcenna jest również satysfakcja jaką daje katalogowanie, zwłaszcza zabytkowych czasopism oraz perspektywa dalszej wszechstronnej współpracy z bibliotekami współtworzącymi NUKAT.

Bernadetta Gągulska

© 2009 Biblioteka Główna UEK