BIULETYN INFORMACYJNY
BIBLIOTEKI GŁÓWNEJ AE W KRAKOWIE
   
    
    Biuletyn Informacyjny nr 25/2005Spis treści


Początki bywają trudne – spostrzeżenia dotyczące gromadzenia i opracowania dokumentów elektronicznych

1. Wstęp

W ostatnim dziesięcioleciu jesteśmy świadkami ogromnych zmian w polskich bibliotekach. Dotyczą one zarówno samych zbiorów bibliotecznych jak i dostępu do nich. Biblioteki zmieniają się, przestają być jedynie magazynami książek, a stają się centrami informacji. Przyczynia się do tego gwałtowny rozwój Internetu oraz rosnące zapotrzebowanie na szybką i aktualną informację. Szczególnie w ostatnich latach obserwujemy wzrost zainteresowania środowiska akademickiego dostępem do czasopism elektronicznych. Łatwość pozyskiwania informacji, szybki dostęp do wybranego artykułu to zalety, które przekonują nawet tradycjonalistów do korzystania z takiej formy informacji.

Te liczne zmiany mają swoje odzwierciedlenie w organizacji wewnętrznej i sposobie funkcjonowania placówek bibliotecznych. Nie ominęły one również Biblioteki Głównej AE w Krakowie, która w 2003 roku podjęła decyzję o utworzeniu przy Oddziale Gromadzenia dwuosobowego zespołu, do którego zadań należy gromadzenie i opracowywanie dokumentów elektronicznych oraz tradycyjnych zbiorów specjalnych. Aby sprostać nowym wymaganiom postanowiono zerwać z dotychczasowym sposobem ewidencjonowania, czyli zamknięto tradycyjne inwentarze i rozpoczęto wprowadzanie zbiorów do komputerowego inwentarza zbudowanego w programie Access.
Przy jego tworzeniu oparto się przede wszystkim na przepisach zawartych w Rozporządzeniu Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 5 listopada 1999 r. w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych1 oraz publikacjach2 z zakresu bibliotekarstwa. Stworzono następujące inwentarze:

- inwentarz dla dokumentów kartograficznych,
- inwentarz dla dokumentów normalizacyjnych,
- inwentarz dla dokumentów rękopiśmiennych,
- inwentarz dla mikroformy,
- inwentarz dla dokumentów elektronicznych.

2. Dylematy związane z gromadzeniem

Zdając sobie sprawę z braku doświadczeń w gromadzeniu i opracowaniu dokumentów elektronicznych oraz faktu, że rozpoczęto pionierską pracę, postanowiono 2003 rok traktować jako okres testowania bazy, poprawiania błędów, zdobywania doświadczeń i rozwiązywania problemów. Tych ostatnich było niemało. Dotyczyły przede wszystkim dokumentów elektronicznych o dostępie zdalnym, które są nabywane inaczej niż książki czy gazety. Czasopisma elektroniczne kupuje się nie tylko w tradycyjny sposób. Zamówienia są często składane elektronicznie z wykorzystaniem poczty emailowej lub bezpośrednio na stronie WWW dostawcy informacji. W miejsce znanych sposobów obsługi dostawy (otwieranie paczek, kontrola zawartości, nadanie akcesji itp.) pojawiły się nowe, na przykład: przesyłka pliku (FTP), poczta elektroniczna, załącznik do listu. Biblioteka zamierzająca udostępnić zawartość czasopisma elektronicznego lub innych źródeł informacji elektronicznej musi najpierw zawrzeć umowę z wydawcą, czyli uzgodnić warunki dostępu i użytkowania. Stało się więc rzeczą oczywistą, że wraz z nowym rodzajem zbiorów pojawią się takie formy gromadzenia jak: zakup licencji na użytkowanie, kupowanie zbiorów na czas określony, a wreszcie zakup konsorcyjny.

Stanęliśmy wobec wielu problemów związanych z gromadzeniem tego rodzaju dokumentów. Do nich należy zaliczyć wielokrotnie sygnalizowany problem własności zasobów elektronicznych on-line. W przeszłości wystarczającym dowodem własności otrzymywanych pozycji było ich opieczętowanie i odnotowanie w inwentarzu. Dzisiaj zadajemy sobie pytania: gdzie umieszczać znaki własności dla dokumentów on-line, kupowanych na czas określony i czy w ogóle można je nadawać? Przecież dostęp do tego typu zasobów nie ma nic wspólnego z uzyskaniem praw własności do nich, lecz jest typową procedurą dzierżawy. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości3 umowy licencyjne i okresowe nie są podstawą do księgowania ich kosztów jako środków trwałych. Należy więc rozumieć, że wszelkie koszty związane z udziałem w konsorcjach, o ile nie mają one fizycznego wymiaru dokumentów w postaci np. CD-ROM-ów dla księgowości pozostają środkiem nietrwałym. W myśl tej zasady stworzony został „Rejestr Dokumentów Niematerialnych”, który jest zbudowany z tych samych elementów co inwentarze. Uważano za istotne rejestrowanie i kontrolowanie pieniędzy jakie instytucja płaci za hasła dostępu do baz, a są to bardzo drogie źródła informacji. Prezentowane poniżej zestawienia przedstawiają procentowy udział licencji w nakładach na zbiory elektroniczne (rys. 1) oraz procentowy udział nakładów na zbiory elektroniczne w stosunku do nakładów na inne zbiory (rys. 2).


Rys.1 Procentowy udział licencji w nakładach na wydawnictwa elektroniczne w 2003 i 2004 r.


Rys.2 Procentowy udział zbiorów elektronicznych w stosunku do wydawnictw zwartych i ciągłych.


Inną istotną zmianą w polityce gromadzenia dokumentów elektronicznych jest negocjowanie umów licencyjnych. Konieczne jest uzgodnienie warunków dostępu i użytkowania zbiorów. Na szczęście droga ta jest częściowo przetarta przez powstające konsorcja bibliotek, które prowadzą negocjacje. Na temat porozumień międzybibliotecznych zmierzających do powstania konsorcjów i korzyści płynących z uczestnictwa w nich, powstało wiele publikacji4. Uczestnictwo w konsorcjum nie zwalnia bibliotekarza z obowiązku zapoznania się z procedurami zawierania umów. Musi on wiedzieć, że umowa powinna określać zasady własności kupowanej usługi, tzn. czy biblioteka pozostaje właścicielem danych po zakończeniu umowy, a także, jakie są zasady dostępu do zbiorów w czasie trwania umowy oraz po jej wygaśnięciu. Jedną z zalet uczestnictwa w konsorcjum jest dostęp do wersji elektronicznych wszystkich czasopism zakupionych przez zrzeszone biblioteki. Wszystkie dane statystyczne wykazują tendencję wzrostową wykorzystania zasobów elektronicznych (Tab.1).


Tab. 1 Wykorzystanie niektórych baz danych.

Nazwa bazy 2003 2004
ABI/INFORM Global 18989 24786
ABI/INFORM Dateline - 591
ABI/INFORM Trade & Industry 645 1965
EBSCO - 1526*

* wykorzystanie bazy w okresie od VIII -XII 2004

Z przynależnością do konsorcjum wiąże się dublowanie tytułów w wersji drukowanej i elektronicznej. Kwestia bieżącej weryfikacji prenumeraty lokalnej to sprawa otwarta. Zdarza się również, że zakup bieżących wydawnictw elektronicznych jest uzupełniany bezpłatnym lub niskopłatnym dostępem do zasobów archiwalnych. Oznacza to możliwość zdecydowanie szerszego, niż dla wydawnictw drukowanych, uzupełniania zasobów wstecz, poprzez udostępnianie roczników, które nigdy nie były gromadzone na bieżąco.

Sygnalizując problemy związane z gromadzeniem dokumentów elektronicznych należy pamiętać, że na politykę gromadzenia tych zasobów mają również wpływ parametry techniczne sprzętu komputerowego. Biblioteka lub centrum komputerowe musi dysponować odpowiednim oprogramowaniem, sprzętem wysokiej jakości do odtwarzania i opracowywania tych dokumentów. W tej kwestii nie było żadnych problemów. Dyrekcja zadbała o sprzęt wysokiej jakości oraz wszelkie potrzebne do pracy narzędzia.


3. Informacja katalogowa – kilka słów o opracowaniu

Jeszcze nie uporano się z problemami gromadzenia dokumentów elektronicznych, a już zespół stanął przed nowym zadaniem - zapewnienia precyzyjnej i aktualnej informacji o tej formie zasobów bibliotecznych. Oczywiście było sprawą jasną poinformowanie naszych użytkowników o istnieniu nowej kategorii zbiorów. Ponieważ informacje o tradycyjnych zbiorach zamieszczane są w katalogu komputerowym, dlatego nie brano pod uwagę możliwości tworzenia list, wykazów czy baz gromadzących te dane poza katalogiem. Dobrze się złożyło, że właśnie w tym samym czasie ukazała się długo oczekiwana instrukcja5 dotycząca stosowania formatu MARC 21 dla dokumentów elektronicznych, która dała możliwość wprowadzania rekordów w OPAC-u. Niestety nie jest to jedyna instrukcja obowiązująca przy katalogowaniu zbiorów elektronicznych. W przypadku katalogowania elektronicznej książki, elektronicznego wydawnictwa ciągłego, elektronicznej mapy należy korzystać równocześnie z instrukcji 6odpowiedniej dla typu katalogowanego dokumentu. Chociaż niniejsze instrukcje określają zasady katalogowania poszczególnych zbiorów to opracowanie ich przysporzyło niemało problemów. Najwięcej „wrażeń” dostarczyły czasopisma elektroniczne o dostępie zdalnym. Kwestia aktualizacji opisów czy poziom dostępu do dokumentu to trudności, które powodują, że w większości polskich bibliotek naukowych dokumenty on-line nie są katalogowane. Oczywiście można zastanawiać się nad celowością katalogowania dokumentów on-line i tym, co powinien zawierać katalog biblioteczny. Czy powinien on rejestrować tylko opisy dokumentów posiadanych przez bibliotekę, czy również oferowanych za pośrednictwem komercyjnych serwisów? Byliśmy zgodni, że nawet przez ten ograniczony czas, musimy zapewnić użytkownikom szybką, aktualną i precyzyjną informację o nich. Według nas rejestracja czasopism on-line w katalogu ma na celu integrację zbiorów drukowanych z zasobami sieciowymi. Postanowiliśmy więc, wprowadzać opisy bibliograficzne do bazy NUKAT (Narodowego Uniwersalnego Katalogu Centralnego). Jako podstawę sporządzania rekordu przyjęto, zgodnie z zaleceniami instrukcji formatu MARC 21 dotyczącej katalogowania dokumentów elektronicznych, przede wszystkim dokument elektroniczny odtworzony7. Dane do sporządzenia rekordu należy czerpać ze źródeł wewnętrznych (ekran tytułowy, główne menu, przedstawienie programu, pierwsza wyświetlona informacja itp.), etykiety naklejonej na stałe na nośnik fizyczny lub odbitej na nim. Brakujące dane ustala się na podstawie źródeł spoza dokumentu np. towarzyszącej mu dokumentacji, pojemników, bibliograficznych baz danych i innych źródeł informacji8. Przejęte z takich źródeł informacje pozwalają dokładniej scharakteryzować katalogowany dokument. Należy pamiętać, że tworząc rekord bibliograficzny dla dokumentu elektronicznego, bibliotekarz musi zadecydować o wyborze dla niego formatu np. czy jest to elektroniczna książka czy czasopismo, a może multimedia komputerowe. Dlatego od osób katalogujących te zbiory wymagana jest również znajomość innych instrukcji wydanych przez SBP. Konieczność dokładnego obejrzenia zawartości dokumentu sprawia, że czas ich opracowania w stosunku do innych zbiorów bardzo się wydłużył. Katalogowane są dokumenty elektroniczne nie tylko o dostępie lokalnym, ale także zdalnym. Są to czasopisma on-line (np.Biuletyn Informacyjny Biblioteki Głównej AE w Krakowie, Ekonomia on-line, Ceduła Giełdy Warszawskiej), bazy (np. EBSCOhost, ;ABI/Inform Global), a także bazy własne BGAE (np. Baza DOROBEK) oraz e-książki (z projektu digitalizacji zbiorów). Tworzymy opisy bibliograficzne również dla tzw. dodatków marketingowych, natomiast dla dokumentów towarzyszących (np. dodatki do książek i czasopism w postaci CD-ROMów) zamieszczamy uwagę o nośniku w odpowiednim polu rekordu bibliograficznego. Oczywiście liczba wprowadzonych opisów bibliograficznych nie jest ilością imponującą, ale wciąż rośnie. Należy zaznaczyć, że na 161 rekordów bibliograficznych tylko 8 opisów zostało skopiowanych z katalogu NUKAT. Wynika to z faktu, że tylko niektóre biblioteki naukowe katalogują dokumenty elektroniczne. Chociaż nasz dorobek nie jest wielki to pokusiliśmy się o zestawienie liczby i rodzaju opracowanych zbiorów (tabela 2 i 3).


Tab. 2 Liczba rekordów bibliograficznych dokumentów elektronicznych ze względu na rodzaj dostępu.

Typ dokumentu 2003 2004 RAZEM
Dokumenty elektroniczne o dostępie lokalnym 75 55 130
Dokumenty elektroniczne o dostępie zdalnym 5 26 31
RAZEM 80 81 161


Tab. 3 Podział rekordów bibliograficznych dokumentów elektronicznych ze względu na rodzaj.

Rodzaje dokumentu 2003 2004 RAZEM
Zwarte 23 59 82
Ciągłe 42 18 60
Multimedialne 15 4 19
RAZEM 80 81 161


Katalogując dokumenty elektroniczne dostrzeżono potrzebę, rozstrzygnięcia ilości rekordów dla tego samego dokumentu dostępnego na różnych nośnikach (np. papierowym i elektronicznym), a także wypracowania wspólnych zasad katalogowania zasobów internetowych. Marzymy o organizacji warsztatów9 w zakresie katalogowania dokumentów elektronicznych. Taka forma szkoleń jest bardzo potrzebna nie tylko w celu zdobycia czy poszerzenia wiedzy, ale również wymiany doświadczeń.


4. Bibliotekarz – nowe funkcje i zadania

Wraz z pojawieniem się nowych źródeł informacji zmienia się rola bibliotekarza. Musi on czuwać nie tylko nad ciągłym rozwojem zasobów ich aktualnością czy kompletnością, ale także prowadzić działalność promocyjną i marketingową. By sprostać tym wymaganiom, podołać nowym zadaniom współczesny bibliotekarz powinien posiadać zdolności analityczne, kreatywność, elastyczność oraz umiejętność i potrzebę samokształcenia.

Jak wspomniano we wstępie do gromadzenia i opracowania dokumentów elektronicznych powołano dwie osoby. Wymagana jest od nich:


- znajomość zagadnień merytorycznych,
- wiedza z podstawowych zagadnień prawnych, rachunkowych,
- gotowość do podejmowania stałych wyzwań związanych z zapotrzebowaniem na nowe usługi,
- dokształcanie i podnoszenie kwalifikacji.

5. Uwagi końcowe

Przyszłość bibliotek to nabywanie większej ilości zbiorów w postaci elektronicznej. Obecnie wydawnictwa elektroniczne, a także konsorcja są najdynamiczniej rozwijającym się modelem w polityce gromadzenia. Chociaż wciąż borykamy się z problemami związanymi z gromadzeniem, opracowaniem i udostępnianiem tych zbiorów, to nie da się ukryć faktu, że wydawnictwa elektroniczne zrewolucjonizowały funkcjonowanie bibliotek.

Przypisy:

1 Dz.U.1999, nr 93, poz. 1077.

2 [1] Ewidencja materiałów bibliotecznych. Red. T. Lucjan Biliński. Warszawa: Wydaw. SBP, 1999; [2] Bibliotekarstwo.. Red. Zbigniew Żmigrodzki. Warszawa: SBP, 1998. - s. 60-76.

3 Dz.U. 2002, nr 76, poz. 694.

4 Pisali m.in.: [1] Maciejewska Łucja. Czasopisma elektroniczne a konsorcja. W: EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [Dokument elektroniczny]. Nr 7/2002 (36) czerwiec. [Warszawa]: Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2002. Tryb dostępu: http://ebib.oss.wroc.pl/2002/36/maciejewska.php; [2] Stępniak Jolanta. Konsorcjum Elsevier - sposób na dostęp do czasopism elektronicznych. W: EBIB Elektroniczny Biuletyn Informacyjny Bibliotekarzy [Dokument elektroniczny]. Nr 5/2002 (34) maj. [Warszawa]: Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich KWE, 2002. Tryb dostępu: http://ebib.oss.wroc.pl/2002/34/stepniak.php; [3] Dudzińska Elżbieta. Konsorcjum LINK - zakres tematyczny, wykorzystanie, możliwości. [W:] Udział bibliotek akademickich w kształtowaniu społeczeństwa informacyjnego w Polsce. Bydgoszcz: Akad. Tech.-Rol., 2002. - s. 173-178; [4] Maciejewska Łucja. Optymalizacja współpracy środowisk bibliotekarskich w zakresie zakupu i udostępniania czasopism elektronicznych. [W:] Elektroniczne publikacje w bibliotekach i ośrodkach informacji: teoria i praktyka : VII Międzynarodowa Konferencja Naukowa, Kraków 4-5 czerwiec 2001 rok. [Kraków: IBiIN UJ, 2001]. - s. 106-110.

5 Sanetra Krystyna. Format MARC 21 rekordu bibliograficznego dla dokumentu elektronicznego. Warszawa: Wydaw. SBP, 2003.

6 Stosujemy m.in.: [1] Lenartowicz Maria, Paluszkiewicz Anna. Format USMARC rekordu bibliograficznego dla książki. Wyd. 2. Warszawa: Wydaw. SBP, 2000; [2] Nałęcz Barbara. Format MARC 21 rekordu bibliograficznego dla wydawnictw ciągłych. Warszawa: Wydaw. SBP, 2001; [3] Chrzan Ewa, Padziński Andrzej. Format MARC 21 rekordu zasobu. Warszawa: Wydaw. SBP, 2001.

7 Sanetra Krystyna. Format MARC 21 rekordu bibliograficznego dla dokumentu elektronicznego. Warszawa: Wydaw. SBP, 2003, s. 9.

8 Tamże, s. 9-10.

9 Nasz zespół uczestniczył tylko w odczycie K. Sanetry pt.: „Dokumenty elektroniczne w bibliotekach” (Cz. 1 w dniu 31.03.04 i Cz. 2 w dniu 28.04.04).

Barbara Żaba
Anna Poremba

    Biuletyn Informacyjny nr 25/2005Spis treści
Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie | Biblioteka Główna UEK