Zasady organizacji zjazdów KDBASP  do pobrania plik .pdf

1. Biblioteka, która zamierza zorganizować zjazd KDBASP, wysyła pisemne zaproszenie podpisane przez rektora uczelni na adres Rady Wykonawczej co najmniej na rok przed planowanym zjazdem.

2. W przypadku kilku jednoczesnych deklaracji zorganizowania zjazdu decyzję o wyborze miejsca podejmuje RW, uwzględniając również kolejność zgłoszeń. Decyzję o miejscu zjazdu RW ogłasza podczas zjazdu poprzedzającego.

3. Ramowy program obrad zjazdu obejmuje dwa dni posiedzeń sesji plenarnych rozpoczynających się o godz. 15.00 pierwszego dnia, a kończących się około godz. 13.00 dnia następnego.

4. Zjazdy KDBASP mają charakter roboczy, ich przebieg i program są każdorazowo ustalane przez Radę Wykonawczą w porozumieniu z dyrektorem biblioteki organizującej zjazd.

5. Uczestnikami zjazdu są dyrektorzy bibliotek – członkowie KDBASP oraz pisemnie upoważnione przez nich osoby. Zasady udziału w zjeździe reguluje Regulamin KDBASP.

6. Posiedzenia roboczych sesji plenarnych mają charakter zamknięty, tzn. uczestniczyć w nich mogą wyłącznie dyrektorzy – członkowie KDBASP oraz osoby posiadające pisemne upoważnienia do udziału w zjeździe (zgodnie z regulaminem KDBASP), a także osoby  zaproszone przez Radę Wykonawczą.

7. Udział w plenarnych sesjach roboczych osób postronnych, przedstawicieli sponsorów, a także pracowników biblioteki goszczącej jest wykluczony.  Wyjątkiem od tej zasady jest pierwsza sesja otwierająca zjazd, podczas której przewidziane są wystąpienia oficjalne, wystąpienia zaproszonych gości i ewentualne wystąpienie sponsora, oraz końcowa część ostatniej sesji zjazdu, gdzie przewidziane są podziękowania i zamknięcie zjazdu.

8. Zjazdy KDBASP w możliwie najmniejszym stopniu powinny obciążać finansowo bibliotekę organizującą zjazd. W związku z tym KDBASP nie oczekuje od organizatora finansowania dodatkowych imprez towarzyszących, transportu, imprez kulturalnych itp.

9. Koszty noclegów wszyscy uczestnicy organizują i pokrywają we własnym zakresie. Organizator zjazdu wskazuje hotele w najbardziej dogodnej lokalizacji wobec miejsca obrad Konferencji i podejmuje próbę wynegocjowania korzystnych opłat za nocleg. Organizator, o ile ma takie możliwości, może pośredniczyć w organizacji noclegów.

10. W celu uatrakcyjnienia przebiegu zjazdu (zorganizowania spotkania towarzyskiego, kolacji itp.) organizator zjazdu może zaprosić sponsorów. Ich udział w zjeździe powinien być ograniczony do dostarczenia materiałów promocyjnych, zorganizowania stoisk w kuluarach zjazdu (o ile istnieją takie możliwości) oraz bezpośrednich spotkań z uczestnikami zjazdu w trakcie sponsorowanych imprez towarzyszących. Dopuszcza się możliwość wystąpienia w trakcie plenarnej sesji jednego sponsora generalnego (podczas sesji otwarcia lub na zakończenie pierwszego dnia obrad). Czas wystąpienia nie może być dłuższy niż 15 min.

11.Organizator powinien zapewnić w pierwszym dniu zjazdu miejsce na posiedzenie  Rady Wykonawczej. Posiedzenia te odbywają się przed rozpoczęciem zjazdu i trwają ok. 1,5–2 godz.

12. Biblioteka organizująca zjazd w porozumieniu z sekretarzem RW KDBASP przygotowuje informacyjną stronę WWW zjazdu. W miarę możliwości rejestracja uczestników zjazdu powinna odbywać się za pośrednictwem strony internetowej.

13. Na bibliotece organizującej zjazd spoczywa obowiązek administracyjnej obsługi zjazdu (rejestracji uczestników, przyjmowania wpłat za obiad w 2. dniu konferencji, potwierdzania delegacji, wydawania materiałów, przygotowania i wydawania kart do głosowania itp.). Wszystkie działania administracyjne odbywają się w porozumieniu z RW, przede wszystkim z sekretarzem RW.